Celosvětová pandemie koronaviru nás všechny donutila téměř ze dne na den přejít na práci z homeoffice, což s sebou nutně přináší také potřebu přesunout všechny pracovní schůzky do online prostoru. A jelikož v DEVIX Technologies pracujeme takto “vzdáleně” po celém světě již řadu let, přinášíme Vám několik osvědčených, jednoduchých tipů a rad, jak online schůzky co nejvíce zefektivnit a zprofesionalizovat.
Vždy používejte sluchátka
Zdánlivá maličkost, která je ale často pro kvalitu hovoru zásadní. Ačkoliv většina dnešních zařízení disponuje jak kvalitními reproduktory, tak mikrofonem, mezi naše hlavní doporučení patří vždy používat sluchátka. Tím hlavním důvodem je, že předejdete tzv. “zpětné vazbě”, což je jev, kdy mikrofon na vašem zařízení zachycuje zvuk ze svých vlastních reproduktorů. Výsledkem je pak jakási podivná ozvěna doprovázená nejrůznějšími zvuky, tuto ozvěnu pak slyší všichni ostatní. Sluchátka navíc budou mít čistší zvuk a lépe Vás “odruší” od případného okolního hluku. Kromě toho nemusí všichni ve Vašem okolí slyšet, co si povídáte. Sluchátka také mívají mikrofon záměrně s kratším dosahem, takže druhá strana nebude tolik slyšet rušivé zvuky z Vašeho okolí.
Pokud právě nemluvíte, mějte ztlumený mikrofon
Naprostá většina dnešního softwaru pro online volání umožňuje ztlumit si mikrofon. Pokud zrovna nemluvíte, je slušností si mikrofon takto ztlumit a zapnout si jej až tehdy, když chcete něco říci (a pak jej opět ztlumit). Díky tomu nebudou muset ostatní poslouchat zvuky z Vašeho okolí (kašlání, cvakání klávesnice, zvonící telefon atd.), což je jinak velmi rušivý element. Tento problém se násobí s počtem účastníku online schůzky, proto některé programy od určité velikosti skupiny dokonce všem přítomným mikrofony vypínají automaticky.
Tip: Prozkoumejte klávesové zkratky u programu, který používáte na volání. Většina jich umožňuje rychlé ztlumení či aktivaci mikrofonu, což je výrazně pohodlnější než klikání myší.
Neskákejte ostatním do řeči
Ačkoliv to většina softwarů (bohužel) umožňuje, během online schůzek musí v jeden okamžik bezpodmínečně mluvit vždy jen jeden člověk. Pokud někomu skočíte do řeči ještě v momentu, kdy mluví, nebudete slyšet ani Vy ani on. Proto, i když Váš kolega říká něco fakticky chybně nebo znáte odpověď na jeho otázku, VŽDY JEJ NECHTE DOMLUVIT, než začnete mluvit Vy samotní.
Tip: Pokud se Vám naopak stane, že někdo skočí do řeči Vám, je lepší okamžitě přestat mluvit, aby bylo slyšet alespoň jednoho (i když nezdvořilého) mluvčího.
Tip 2.: Nebojte se mít určené pořadí lidí pro sdělování informací, případně vždy jako moderátor vyvolávejte. Předejdete tím hluchým místům a tomu, že začne mluvit více účastníků schůzky najednou.
Mějte předem promyšlené, co řeknete a neblokujte “kanál”
Opět celkem triviální rada, o to však zásadnější. V letecké radiokomunikaci existuje pravidlo, že než začnete mluvit, máte mít celou svojí frázi připravenou v hlavě. Na jednom vysílacím kanálu totiž může operovat i několik desítek letadel a každý potřebuje komunikovat nebo naopak přijímat jasné a konkrétní informace. Pokud někdo zmáčkne tlačítko vysílačky, a teprve pak začne vymýšlet, co vlastně chce říct, jeho sdělení je obvykle mnohonásobně delší než je nutné, plné parazitních výrazů a zadrhávání. Nejen že takové sdělení trvá dlouho, ale z pohledu posluchače je také velmi náročné se soustředit na podstatu takového sdělení. (Viz. příklad: ”Tááákže…. Hmmm…. Podklady najdete na straně… Moment… Hmmm… Myslím, že… Třiceeeet… Jooo Třicet jedna…” vs. “Podklady najdete na straně 31”.)
Rozdíl je přitom pouze v tom, že v druhém případě si sdělovatel větu nejprve připravil v “hlavě”. Pokud se tohoto pravidla budou držet všichni, kvalita a dynamika Vašich online schůzek bude mnohem lepší.
Tip: Snažte se při sdělení také myslet na artikulaci, nemluvte potichu, ale zároveň do mikrofonu nekřičte. Mluvte spíše pomaleji, ale vždy energicky a jasně. Ospale znějící člověk s nevýrazným či monotónním projevem je při dlouhých schůzkách ten největší “žrout” energie pro ostatní.
Zapněte si kameru a gestikulujte
V dnešní době snad již neexistuje telekonferenční program, který by neumožňoval také videopřenos. V každém případě doporučujeme jej využívat. Celému online meetingu tak dodáte další rozměr a zároveň se Vám naskytne možnost gestikulovat (gesty můžete klást důraz na určitý obsah svého sdělení), navíc také uvidíte reakce svých kolegů na to, co říkáte, aniž by to museli hlasitě komentovat. Typickým příkladem je pozdrav nově příchozího, kdy stačí pokynutí rukou či kývnutí hlavou, není třeba zdravit nahlas a rušit ostatní, nebo hromadná odpověď na otázku (ano/ne), kdy vidíte, jestli účastníci nesouhlasně kroutí hlavou nebo kývají. Také je možné se mávnutím přihlásit o slovo atd.. Na řadě dalších gest při komunikaci v rámci Vašeho týmu se můžete dohodnout předem domluvit a sami si tak stanovit, která gesta jsou vhodná a k čemu budou sloužit.
Tip: Pokud voláte například ze svého domova a nechcete, aby ostatní viděli do Vašeho soukromí, většina dnešních programů umožňuje rozostřit Vaše pozadí či jej dokonce nahradit nějakým jiným obrázkem.
Používejte chat a další funkce
Většina programů na online volání umožňuje posílat si během callu také textové zprávy, soubory, obrázky, nebo sdílet Vaši obrazovku ostatním. Pokud si během online schůzky potřebujete předat nějakou exaktní informaci, jako je číslo, adresa, odkaz apod., je určitě vhodné použít k tomuto účelu textovou podobu. Pokud potřebujete svému vývojářskému týmu předvést, jak jste dospěli k chybovému stavu softwaru, který vyvíjíte, není nic jednoduššího, než sdílet obrazovku, a vše v reálném čase předvést.
Tip: Vedle samotného probíhajícího callu je také možné používat různé kolaborativní nástroje umožňující spolupráci více lidí na jednom dokumentu v reálném čase. Příkladem je třeba Google Docs nebo Miro.
Buďte dochvilní a na opozdilce nečekejte
Je odpovědností každého zúčastněného, aby byl na naplánované online schůzce včas. Online schůzky mohou být velice krátké, není výjimkou 15 nebo dokonce 10 minut, a tím pádem není možné, aby se na někoho, kdo se opozdí, čekalo několik minut. Zároveň je nepsaným pravidlem, že by na online schůzce měl být vždy někdo (typicky organizátor dané schůzky), kdo oznámí zahájení programu schůzky všem přítomným.
Tip: Pokud se někdo opozdí, je na jeho odpovědnosti si sehnat informace, které zameškal. Je ale možné mu vyjít vstříc tím, že se ze schůzky pořídí záznam, což většina softwaru umožňuje.
Najděte si klidné místo s dobrým připojením
Pokud víte, že budete mít v daný čas online schůzku, je na Vás, abyste v daném okamžiku byli pokud možno v tichém prostředí bez okolního hluku a s dostatečně rychlým připojením k internetu.
Tip: Pokud náhodou budete mít nějaké problémy s internetem, hodně programů umožňuje připojit se ke konferenci pomocí vytočení speciálního telefonního čísla na Vašem běžném mobilním telefonu. Tato varianta je obvykle funkční i v případě velmi slabého signálu.
Plánujte schůzky efektivně
Pokud plánujete online meeting, vždy k tomu používejte online kalendář. Některé z nich (například Google Calendar) umožňují přímo k události připojit odkaz na samotnou telekonferenci. V rámci organizace si můžete v kalendáři obvykle také zobrazit časovou dostupnost svých kolegů a naplánovat schůzku na vhodný čas, aniž by tomu předcházelo dlouhé chatování o tom, kdy mají všichni čas. Do popisu události v kalendáři vždy uvádějte alespoň stručný popis náplně schůzky. Minimálně by mělo zaznít, co se bude na schůzce řešit a jaký z toho má být výstup. V opačném případě se může každá schůzka proměnit v neproduktivní tlachání. Zvažte také potřebnou délku Vaší schůzky. V mnoha případech skutečně stačí jen pár minut. Uvědomte si, že ačkoliv schůzku reálně stihnete za kratší než plánovaný čas, budete tím blokovat dostupnost Vašich kolegů v jejich kalendáři.
Tip: Existují také externí programy, jako je například Calendly, které ještě více usnadňují plánování schůzek. Každému, kdo s Vámi potřebuje mluvit, tak můžete jednoduše poslat odkaz, kde si v závislosti na Vaší dostupnosti může naplánovat call dle svého časového harmonogramu.
Méně je někdy více
Jakákoliv forma schůzky, ať již online nebo offline, je jedním z nejnákladnějších způsobů předávání informací. Nejen, že každá schůzka stojí čas zúčastněných a tím pádem peníze, ale také je obvykle vázána na nějaký konkrétní čas, což Vás může vytrhnout z hlubokého soustředění na jiný pracovní úkol (a návrat pozornosti bude opět nějakou tu chvíli trvat). Mějte úctu k času těch, které hodláte pozvat, a zamyslete se, jestli je jejich účast skutečně nezbytná.
Tip: Schůzky v malých skupinách určitým směrem zaměřených lidí s jasným kontextem jsou daleko efektivnější, než hromadná setkání několika desítek lidí napříč různými odbornostmi, kdy značnou část schůzky zabere už jen samotné ponoření se do kontextu probírané problematiky
Zpět na články 
